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煤炭科学研究总院南京所OA系统建设

发布时间:2005-03-30  作者:  来源:

    煤炭科学研究总院南京所(以下简称南京煤研所)是煤炭科学研究总院主管南京煤炭研究工作的直属机构,其主要职责是以研究煤矿井巷掘进、支护、通风技术及装备,煤矿照明、电器及检测仪器仪表为重点,多种专业协调发展的开发性研究所。南京所现设有二个专业研究室,还有集科、工、贸为一体的“太阳石科技实业公司”、“技术推广中心”、“机电总厂”、“电子器件厂”、“矿用精细化工厂”以及以电子计算机软件开发为主的“科技服务中心”等10个经济实体。《煤炭工业锚喷支护情报中心站》、《煤炭工业锚喷支护培训中心》、《煤炭工业锚喷装备产品质量监督检验测试中心》均设在南京所。日常业务繁重庞杂。
   200112月,南京煤研所在火速软件公司的协同办公产品上成功构建了基于Lotus Domino/Notes的自动化办公系统,随着Domino/Notes 的不断升级,南京煤研所的自动化办公系统也在不断地进行完善,建成了集办公收发文、会议管理、信息采编、公用信息发布、电子邮件、督办查办、领导批示等系统功能于一体的办公自动化系统,大幅度地减少了工作人员的劳动强度和重复劳 动,有效实现了南京煤研所各部门之间的无纸化办公,实现了南京煤研所与各级部门之间高效率的公文运转、信息交流和信息共享,目前已有近100个用户,成为南京煤研所日常办公不可或缺的重要工具和手段。
知识化协同办公是网络时代企业信息化建设的主旋律。作为煤炭行业重要研究机构之一,2001年初, 南京煤研所就成立了由所长晨春翔带队的办公自动化小组,开始着手所内的办公自动化建设。 南京煤研所领导的大力支持和推行无纸办公的力度及决心、开发单位与南京煤研所信息办、办公室的密切配合为南京煤研所自动化系统的开发提供了强有力的技术支持和保证。 由于研究部门工作性质的特殊性,科研单位办公自动化系统一般具有以下特点: 需要涉及重要公文的传输,而且公文(收文、发文)传输流程比较复杂,在公文流转过程中,对文字审核有着严格的要求; 要求能够高效率采编和发布信息,确保相关信息能够顺利地上传下达,使各级领导能及时、全面、准确地掌握各方面的动态; 提供强大的移动办公功能,即便领导同志出差在外,也能像在办公室一样高效率地处理事务; 提供与总院单位和各科级单位联接的开放接口,保证信息交流与协作的顺利进行。更为重要的是,对系统数据安全、用户权限控制等信息安全问题都具有严格的要求。在特意讨论了运转纸质文件和运转电子文件的差异、比较符合实际情况地精简了文件的运转环节,并对系统的安全性、扩展性和系统管理可维护性、数据的自动流转、业务流程的监控、跟踪、统计等方面进行通盘考虑后,南京煤研所最终选定当时自动办公系统最为成熟的Lotus Domino/Notes作为全所内部办公自动化系统的开发平台。
   系统建设南京煤研所之所以选择Lotus Domino/Notes,主要基于该产品具有以下特点: 通信处理的基础设施,基于Client/Server 体系结构,支持多种主流的网络通讯协议,如Banyan VINESNovell NetWare SPXNetBIOSNetBEUITCP/IPIPX/SPX 邮件系统支持SMTP/MTAPOP3IMAP LDAPMIME 文档数据库系统,提供了包括复杂文本处理、多媒体对象、全文搜索功能、版本控制、文档链接等实用工具,能够存储和管理关系型数据库无法存储和管理的各种数据。拥有完善的安全保障体系 ,包括授权/认证机制、数字签名、数据与通讯加密、存取与执行控制、口令保护机制等多种安全保障机制,并且集成了SSL3X.509认证机制,全面融合了所有的Internet安全机制。具有充分的开放性,支持对各类应用系统的多种级别联接和访问。全面支持InternetWWW 上的主流协议,可以高效地获取、筛选、分配和管理Internet上的信息资源。
    强大的工作流软件开发环境,提供了多种构建群件应用的工具。毋庸置疑,Lotus Domino/Notes强大的功能、完善的安全机制和高效率的工作流完全能够为南京煤研所的业务处理提供可靠的安全性和强大的协同工作功能。 在构建基于Lotus Domino/Notes的办公自动化系统之前,南京煤研所已经使用了一些其它应用系统,效果都不是很好。最初构建Lotus Domino/Notes系统时也很坚难,因为当时可以借鉴的成功应用案例很少,在南京煤研所信息办、办公室及其他科室部门的共同努力下,经过半年多的探讨、实验、开发,系统才初具模型。经过几次升级后,目前,系统功能已逐步完善和扩充,应用方面也经历了从不接受到熟悉最后到离不开的过程。
    根据南京煤研所的预计规模大小,南京煤研所OA系统的信息网络通过中心和总院内其他主干网点交换机构形成信息网络高性能的100Base-F骨干网。其中,在主机房配置一台CoreBuilder3500交换机,通过100M的高速光纤与其它SuperStack II 3300交换机连接,形成网络主干,并通过设置CoreBuilder3500交换机的端口,提供VLAN支持。各楼层采用SuperStack II 3300交换机作为工作组交换机,提供百兆速率,提供10/100M的交换桌面连接。这种结构比较符合南京煤研所的办公应用需求,将完全能够满足南京煤研所应用所需的性能,而且,在全所旧网向新网的过渡中,对办公造成影响、甚至引发故障的可能性也是最小的。应用状况南京煤研所的自动化办公系统分为四大功能模块: 公文管理系统,研究信息管理系统,日常办公系统和研究信息网的信息发布系统。 公文管理系统是整个自动化办公系统的核心部分,它包括: 工作日志、发文管理、收文管理、签报管理、发文文献查询、收文文献查询、签报文献查询、用户管理库、出差管理、 统计跟踪信息等十个部分。 研究信息管理系统收录了全所各地的重要内部情况、内部参阅、环境信息、科研工作动态、政务督办月报。日常办公系统包括对所领导活动安排、研究所会议纪要、全所人员工资库、群众来信来访、住房分配等的应用。
   信息发布系统是南京煤研所与煤科总院和同行业各研究所联系的桥梁,在南京煤研所内部运转结束后的电子文件可以直接发布到科研信息网上,实现与煤科总院和同行业各研究所之间的公文转换、信息交流和信息共享。系统正式投入使用后,南京煤研所的工作流程也发生了明显变化,原来要重复很多环节的文件现在可以一次到位,文件的查找工作也得到了极大改善,在权限控制之内的任何人都 可以监视文件的实时运转状态,非常有效地提高了全所的工作效率。以所发文为例,典型的办公流程是: 科员(起草)→科长(审核)→文秘(校对)→所长(批示)→返回文秘→办公室(所办核)→所长秘书→所长(批示)→办公室(给文号)→文印室(印刷)和拟稿人(与文印室交流校对)
    目前南京煤研所内部办公自动化系统已经初具规模并初见成效,文件的所有运转环节都在系统上完成,文件可以一次到位,员工已完全习惯了新的办公环境。明显节省了很多重复的环节,极大方便了文件的查找工作,在权限控制之内,任何人都可以监视文件的运转状态,改变了以往找文件的烦琐过程,实现了全所内部所有总院各单位和同行业各研究所单位之间的公文运转、信息交流和信息共享; 能够有效地组织办公自动化系统内的各种信息,为公务员能够便捷地获取所需信息、为领导决策和工作人员日常工作提供高效率的服务,有效减轻了工作人员的劳动强度,帮助他们从繁重的工作中解脱出来,有更多的时间学习,不断提高自身素质,为社会公众提供更好的服务。
  在系统稳定运行、全所内部实现无纸化办公后,南京煤研所下一步将与有条件的煤科总院远程联网,实现公文的电子远程传递,并将根据实际需要和技术的不断发展,逐步增加新系统,新功能。
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