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办公自动化:OA为何用不好?

发布时间:2008-04-14  作者:火速软件  来源:火速软件

【IT168 编者按】在OA的发展历程中,自身的局限性使得它所扮演的角色更像是一个“文秘”――企业需要依靠它来进行一些基本的行政事务处理,但同时却很难从中获得更多的价值。往往企业实施了OA,却仅仅只在公司内部做做“文档管理”、“公文流转”的工作,并没有真正会用OA,用好OA。如何发挥OA真正的用途,这是办公自动化系统所处的现实和困境,也是企业用户对OA不满意的焦点所在。

  虽然办公自动化(OA)是个老话题,但它是政府、企业信息化管理的基础,建不好OA、用不好OA,如同没有根基的灯塔,再漂亮的塔尖也是危险的。所以,众多为电子商务、电子政务建设苦恼的单位,可以先考虑一下,OA为何用不好?

  没有把握好定位问题

  在我国政府机关建设OA,必须认识到OA工作是一项综合协调、涉及多方面工作的服务与管理行为。只有同步做好各方面工作,并将各方面的需求在软件开发中完整地体现出来,OA的优势才能充分地发挥出来,有价值的信息才能得到充分的共享。但在实际工作中,这一点还没有得到充分的认识,致使多数单位都在走重复的弯路。大家都重视硬件系统的建设,轻视软件的开发。花100万元可以买三卡车微机,领导看了也满意,而花100万元开发的软件,不过就是几张软盘或一张光盘,领导看了也觉得不值。然而,知识的价值就体现在其中,这不是人的主观意志可以改变的。

  此外,多年来,不少单位是按常规进行OA建设的,这些单位相继成立了信息中心,任命了众多的行政领导和高职人员。技术部门的领导和技术人员先进行周密的方案设计,经过层层领导审批(这也是机关现有的、不科学的规章制度),再根据已批方案实施软件开发。这要求开发者不仅要在短时间内把原有的、不同行业的全部工作方式完全掌握,而且要设计出一套全新的工作方式,这在实际工作中是根本做不到的。

  首先,计算机技术人员仅仅是掌握运用计算机技术的能力,而不具备快速学习掌握其它行业工作方式的能力,短期内技术人员不可能完全掌握本身并不了解的其它部门原有的工作内容,这样全新工作模式的再创造也就无从谈起,做出来的软件多是简单的模仿,操作复杂,没有什么实用价值。

  其次,一种新的工作方式的产生与确定,必然要经过用户反复的试验、修改与完善,不可能由技术人员在机房中凭借设计图表、编程算法而一次确定,更不可能由计算机自动产生出来。

  第三,有些单位引进了商业公司开发的一些通用OA软件,想在本单位直接推广应用,但在实际工作中,每个部委都承担着其他单位所不承担的工作,即各单位OA工作的业务需求不一样,在其他单位成功的OA软件并不一定适合本单位的实际需求。要想真正投入应用,就必须根据本单位的实际情况进行二次开发,而这又涉及软件源程序有关问题、技术水平问题,以及是否全面了解本单位业务需求等一系列问题。

  第四,有个别单位技术部门的领导或高职人员以领导或专家身份自居,很难做到礼贤下士,于是愚者由于不耻下问而变得聪明,智者由于不屑询问而变得迂腐,而基层技术人员又不掌握宏观情况,个别单位的技术部门做不出理想的软件也就是正常的事情。

  缺乏复合型人才

  办公自动化工作与其它工作不同之处就在于所有环节工作之和相当于环形链条,只有所有工作都同步做好了,所有链条都接起来了,系统才能全面运转起来。否则,只要有一个环节断了,一辆再好的自行车也只能推着走;功能再齐全的软件,只要有一处存在致命的缺陷,整个软件系统就不能投入使用。这就需要有综合协调能力、综合管理能力和综合知识的建设者的培养。我在建设中联部政务系统的工作过程中,深感学习的重要,一个系统的建设工作,涉及多学科的知识,对各方面工作不仅要精通或熟悉,还要做到统筹兼顾,综合平衡。而我国的政府机关目前普遍缺乏精业务、懂技术的复合型人才,各单位在OA系统的建设过程中,普遍比较重视掌握单一学科知识的技术人员培养,容易忽视复合型人才的培养。这是OA应用效果有限的另一个重要原因。

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