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OA项目如何成功实施?

发布时间:2007-03-16  作者:火速软件  来源:火速软件

【IT168 专稿】OA办公自动化软件是对企业进行全面管理的计算机软件系统,涵盖企业管理全部业务流程,包括企业资金流、物流、信息流的全面一体化管理。由于企业管理模式千差万别,实施过程一方面要求企业适应软件提供的规范管理模式,另一方面也要根据用户的特殊业务处理需求对软件进行客户化改造。

  产品实施是一个系统工程,涉及到的可变因素以及不可控因素都很多。因此,我们应该有一个科学的方法作指导,来严格规范我们的实施过程,规避不可控因素造成的影响,以期达到最好的结果。在进行产品实施时可以根据不同的情况进行借鉴,分别对待。

  第一阶段:实施前期调研阶段

  1、用户填写《实施调查表》,用于了解用户网络环境、项目参与人员等基本情况。

  2、进行用户现场调研工作,用于确认用户网络环境、项目参与人员等情况。

  3、了解用户OA建设的总体需求。

  第二阶段:实施准备阶段

  这个阶段非常重要,关系到产品实施的成败,但往往为实际操作所忽略。这个阶段的工作主要是:

  1、系统管理员培训

  系统管理员需要进行系统的培训,这是非常重要的。系统管理员培训大约需要四天,详细培训内容请参见有关《系统管理员培训计划》及《系统管理员培训大纲》。

  2、召开项目启动会议

  任务:明确项目实施的意义,说明项目实施成功的关键因素,确定项目实施的范围和验收标志。项目启动会除双方项目组成员及有关人员参加外,应有客户方最高领导层成员参加。

  主要内容:由客户方“一把手”作项目总动员,说明该项目背景、企业管理改造的期望、领导的决心。对各部门的积极配合提出具体要求。宣布客户方项目组成员组成。理念宣讲,由实施方项目经理说明实施该项目的意义,管理软件实施的理念、实施项目的风险等,宣布实施项目组的成员组成。由软件商实施工程师说明项目实施的关键因素、实施过程中各方的职责,及时解决实施过程中出现的问题。定期检查项目实施进度与阶段目标及阶段成果,各方项目组成员及时签字确认。确定项目实施计划,启动会上,实施方项目经理应就项目实施计划、实施方案等与客户方充分交流和沟通,并最终确定项目实施计划。

  3、拟订实施进度计划

  任务:由软件商实施工程师制定实施计划,并在项目实施过程中作及时的更新与维护。

  主要内容:软件商实施工程师根据前期的调研情况及项目启动会议纪要,制定出实施计划表,以供企业领导层调配资源及确定项目总体进度的参考依据。实施计划表将是双方项目组工作的日程准则。除非有不可抗力等其他因素,实施计划不能作变更。

  4、确定项目实施组织

  项目组人员职责与要求:具备较强的计算机应用能力及理解接受能力;熟悉本部门或公司的业务流程及需求。

  项目经理:负责本项目实施中与软件商公司方的协调及实施工作安排,掌握项目实施进度,确认软件商公司实施工程师提交的相关实施报告、成果及实施顾问工作记录单;并参与实施的重要阶段工作。

  项目组成员:全力配合实施顾问进行企业业务调研,与实施顾问共同设计实施解决方案、定义系统客户化配置;指导最终用户工作。

  第三阶段:项目建设阶段

  1、系统安装与初始化配置

  在用户OA服务器上安装软件商OA软件,进行初始化设置,保证软件商OA软件能正常运行。

  2、注册用户并构建组织机构

  注册OA使用人员,并根据单位组织机构图构建单位组织机构。

  3、业务流程调研

  业务流程调研是实施中的关键步骤。实施人员在调研、分析过程中首先要从细着手,了解客户各种业务的操作流程及其所涉及到的各种单据,以及单据在各个部门之间是如何传递的、各个岗位人员的职责是什么、每个人员干哪些工作等等,也就是说调研要对企业的业务处理了解足够的细,只有这样才能在软件培训及软件实施中有的放矢,制定出详细的实施解决方案及客户工作流程。

  实施人员还应对软件的调研过程有一个总体的把握,也就是说实施人员不能仅仅局限于具体业务的处理中,而应该从总体的业务流程上进行分析,把各个部门零散的业务处理结合成一个整体,把各个断开的业务连贯起来,这就要求实施人员的思想必须达到一定的高度,只有这样才能从宏观的角度来把握调研、分析的进程,保证此阶段工作顺利完成。调研过程中要结合企业实际情况,根据提供的标准调研表单进行。流程分析要匹配软件进行,不能一味的分析客户的需求,而不考虑客户需求所要达到的目标。

  4、核心模块定制

  定制业务流程所需各种表单;实现业务流程流转顺畅并满足实际需求;实现文件的有序管理。

  5、辅助模块定制

  完成系统各辅助模块的定制。

  6、系统调试

  项目小组在基本掌握软件功能的基础上,将各种必要的数据录入系统,项目小组进行实战性模拟,对于实施方案中不合理处,提出解决方案,并及时进行调整。

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