协同办公因何而生？ 全面解读协同办公

   何谓协同办公

　　协同办公是协同软件最基础、最成熟的应用，是软件与互联网、通讯技术结合的产物。与传统的ERP、CRM等企业管理软件相比，协同办公强调企业中人的管理和事务的管理，强调以人为中心，管理相关的数据库、文档、各类信息与各项活动；与传统的OA系统相比，协同办公支持全面的移动应用，支持跨组织、跨系统、跨网络、跨地区的应用，强调管理的灵活性、通用性与柔性管理。

　　协同办公平台包含三大核心平台：企业沟通平台、团队协作平台和应用支持平台。实现企业内部以及企业之间有效、实时的沟通，并以团队协作为核心，提供通用的、随需应变的管理平台，成为一站式的协同办公环境，从而全面提高企业的实时管理能力、动态应变能力和开放延伸能力。

　　走进“协同办公”

　　南京D公司的业务经理小王到北京出差，得知当地老同学小何他们公司正要上一个重大项目，而这一项目正是小王公司的业务强项。

　　机不可失，十万火急！对方的项目第二天就要开标了，小王觉得还是值得争取一下的，于是好说歹说，让小何在当天下午帮忙安排一个与这个项目相关人员的会议。

　　眼看离下午的会就几个小时了，小王赶紧忙了起来。先打电话向在海南度假的公司张总作了个简单的汇报。按照张总的指示，小王打开了随身的笔记本电脑，启动火速协同办公软件，并接上了互联网，使用HOSU-EOFFICE的网络会议功能立即安排了一个网络会议，把远在南京的几位同事邀请了进来，简单介绍了项目情况，张总明确要立项，并指定了由技术、市场、商务等几个部门的员工组成了项目小组，立即投入工作。

　　会后，小王立即利用HOSU-EOFFICE建立了一个“协作区”，并向这个项目小组的所有成员，连同张总等领导都发出了协作区邀请。项目成员通过HOSU-EOFFICE收到并接受邀请后，便可以自由进出协作区，阅读、更新相关的文档、日程、联系人名片等信息，还可以随时留言，使用BBS、白板等工具进行讨论，如果大家都在的话，也可以就地举行网络会议。这相当于为这个项目建立了一个专用的虚拟办公室，可以随时随地按需建立，随时进行配置，并且，所有成员无论是从属于哪一个部门、哪一家企业、在哪一个地方、使用什么样的网络，都可以随时进入，而不必担心信息安全的问题，真正做到“天涯若比邻”。

　　协作区建完，小王通过HOSU-EOFFICE里面的电子邮件系统，把小何传来的有关项目资料放到了协作区的相应的共享文档目录里。随后，在BBS里讲述了自己对该项目的分析。差不多同时，远在南京的同事也开始了工作，在协作区里，小王很快看到了相应参考资料、应用方案模板、竞争对手资料等，也看到了张总新的指示，小王利用HOSU-EOFFICE的即时通讯功能与相关的同事进行了交流。

　　中午时分，项目方案的第一稿在协作区里出现，看来南京同事们的工作效率是很高的。小王用HOSU-EOFFICE的短信功能通知了张总后，张总也连上线了，张总大概是在沙滩上开的机呢，因为他说现在使用的是GPRS无线网，网速比较慢，不能直接使用HOSU-EOFFICE的网络电话功能了，需要的话，让小王用HOSU-EOFFICE的PC-Phone给他的手机打电话。张总看完了方案初稿后，提出了了修改意见，讨论之后，南京同事立即进入第二稿的修改工作。

　　下午，小王单枪匹马会见小何的公司一干人等。小王打开电脑并连网，通过HOSU-EOFFICE软件查看协作区里新版本方案。

　　会议洽谈涉及技术、产品、市场、实施、竞争对手、商务等多个方面，南京成了小王这边的大后方，负责随时收集相关的资料，并通过协作区及时传给了小王，有些问题，小王也通过即时通讯功能与张总进行了的沟通，而张总则通过VoIP功能完全参与了整个会议。对方的表情从开始的好奇、惊讶、满意到兴奋，一个小时后会议在愉快的氛围中结束了。

　　小王回到旅馆后，张总决定由大家作一个会议总结，并对项目方案进行第三稿的修改。这时，小何给小王来了电话。小何说今天神了，我们领导万万没有想到你们的工作效率这么高，原来以为不可能的事情，你们做到了。领导说，就凭这个效率，对和你们合作就有信心。

　　张总得知消息非常高兴，表扬了小王的敬业精神，“协同办公带来了千万大单的入门证。”

　　协同办公为什么而诞生

　　协同办公结合了移动办公、远程办公、虚拟团队、延伸型企业、实时企业、企业应用门户、人本管理、柔性管理等应用技术与管理概念，适应现代敏捷企业以快制慢、随需应变的要求，可快速整合企业内外的资源，使企业获得互动、整体的效益，提高交易效率、降低交易成本。也为协同办公的使用者获得全新的工作体验。

　　具体来说，协同办公能够为用户带来以下几个方面的价值：

　　1、加强实时能力，实现信息快速传达、反馈沟通和实时化的管理，适应市场需求，快速变化。

　　2、提高延伸能力，使企业从单一的、封闭的内部管理体系，延伸到跨企业、跨行业、跨地区的行业联盟。

　　3、与传统的ERP、CRM、OA等“刚性管理”工具与方法相配合，实现团队协作。

　　4、可以不受办公室界限的约束，实现完全的安全、高效的移动办公、远程办公。

　　谁在背后支持协同办公

　　互联网基础设施，包括各种无线、有线、宽带、窄带互联网，以及企业VPN、专线等等；

　　电信与通讯设施，包括普通电话网、手机（语音以及SMS、MMS、3G、GPRS、CDMA等）；

　　电脑硬件技术，包括移动技术（Intel迅驰）、手持设备等等

　　协同办公的不足

　　1、技术仍在发展与不断成熟之中。

　　2、产品、技术和应用还没有统一。

　　3、商业模式仍待创新

　　协同办公将取代谁

　　将取代传统的工作和管理模式，如减少了出差、普通电话交流，集中式的项目管理等等；

　　将取代一些传统的专业设备与服务，如专业的视频会议系统等。

　　历史变革记录

　　20世纪90年代，Lotus公司推出了Notes系统，这是第一个商用化的协同软件平台。

　　随后，Microsoft推出了Exchange系统，正式进入群件软件市场。

　　1997年，Lotus Notes的发明人创办Groove网络公司，推翻了Notes所使用的中央服务器的模式，完全基于互联网技术，推出第一个商用的P2P工作平台并逐步向“虚拟办公软件”转变。

　　1999年，协同商务的基本思想最早是由Gartner Group提出。

　　2001年，南京火速软件有限公司在南京成立，同年8月，宣布进军协同软件市场，并于2002年12月推出其基于混合对等网络技术的协同软件平台：火速协同管理平台HOSU-EOFFICE

　　 2003年，Oracle公司宣布推出其基于数据库体系的协同软件套件（OCS）；

　　2004年6月，IBM公司宣布其Workplace客户端技术，宣布了其有别于Lotus Notes的全新的协同软件平台；

　　2005年初，Microsoft宣布全面收购Groove公司，同时聘请其创始人Ray Ozzie为其CTO；

　　截止2005年7月，国内各种协同软件厂商已达500余家，有10余种相对成熟。